Face à l’évolution technologique, passer au numérique est devenu une priorité pour les entreprises de tous les secteurs confondus. D’ailleurs, 56 % des dirigeants ayant entamé une transformation digitale ont constaté une augmentation des revenus de leur entreprise. Plus encore, le numérique constitue un moyen de vous aligner avec les grands groupes. En quoi consiste la digitalisation d’une entreprise ? Comment vous y prendre ?
Que signifie passer au numérique ?
Processus incontournable pour moderniser une entreprise, la digitalisation regroupe tous les processus basés sur l’utilisation d’outils numériques et informatiques. Ce type de révolution s’applique aussi bien au processus de production qu’au niveau des échanges internes et externes. À la différence de l’automatisation, la digitalisation est loin de remplacer l’implication du personnel dans différents secteurs. Son principal objectif est de faciliter les opérations et d’améliorer les performances de vos équipes.
Applicable à tous les secteurs d’activité, la digitalisation B2B peut être utilisée dans les domaines tels que les ressources humaines, les relations clients, la vente, etc. La dématérialisation des factures, les relances automatiques d’impayés ou encore l’automatisation de la saisie comptable font notamment partie des exemples concrets de la transformation numérique des entreprises.
Pourquoi entreprendre une digitalisation B2B ?
La digitalisation B2B est entamée dans un objectif d’évolution et d’optimisation des ressources. La preuve, 41 % des entreprises françaises considèrent que le digital a contribué à leur performance.
Optimiser les ressources
La transformation numérique a pour principal objectif de réduire les coûts opérationnels liés à l’activité de l’entreprise. En effet, tout processus de digitalisation implique de trouver des moyens plus rapides et plus efficaces pour limiter les opérations chronophages. Cette démarche vous permet de libérer du personnel pour s’occuper de tâches importantes générant des revenus. Par ailleurs, l’utilisation des supports de stockage dématérialisés comme le cloud vous évite de recourir aux solutions hardware qui représentent un coût de fonctionnement et de maintenance conséquent.
Qui dit efficacité dit également une meilleure gestion du temps. Les outils de gestion de données sont donc vos alliés pour faciliter le traitement des informations importantes.
Gagner en productivité
L’optimisation des ressources va de pair avec le gain de productivité. Comme mentionné précédemment, l’utilisation d’outils digitaux est un moyen de vous concentrer sur votre cœur d’activité. Selon une étude de McKinsey, une personne dépenserait 9,3 heures par semaine à la recherche d’informations. La mise en place de moteurs de recherche pour entreprise et les outils de gestion de données permet ainsi à vos équipes de gagner 30 % de productivité supplémentaire.
Mieux encore, l’arrivée du numérique facilite les échanges entre le personnel à travers des solutions telles que le tchat, la visioconférence, etc. L’objectif est de faciliter le partage de documents, l’organisation des réunions. Au final, la digitalisation donne à chacun la possibilité d’accéder aux mêmes informations et ainsi, d’accélérer la prise de décisions stratégiques.
Améliorer la relation clientèle
En plus de mieux gérer votre processus interne, la digitalisation vous rapproche de vos clients et vous aide à les fidéliser. En effet, les outils numériques sont des alliés pour mettre en place une communication personnalisée. L’idée serait d’automatiser l’envoi d’e-mails, de newsletter, etc., pour faire connaître vos offres et favoriser les interactions avec vos clients et vos prospects.
Gérer les risques
Toute entreprise est confrontée aux risques de fraudes et d’impayés par manque de suivi et de solutions de relance. Avec les bons logiciels, la transformation numérique vous donne les moyens d’instaurer un suivi automatique et d’améliorer l’efficacité de vos équipes.
À noter que des mesures de sécurité doivent être prévues pour sécuriser vos données et limiter le risque de piratage. En allant plus loin dans la digitalisation B2B, il est possible de programmer des mises à jour automatiques pour profiter des dernières technologies en matière de sécurité informatique.
Comment se préparer à la digitalisation d’une entreprise ?
Basculer dans le numérique est un processus qui requiert des connaissances préalables, associées aux bons outils et à des stratégies adéquates. La digitalisation passe ainsi par plusieurs étapes.
Définir des objectifs
S’agissant d’un projet à long terme, la digitalisation répond à des objectifs spécifiques. La base d’une transformation numérique consiste donc à définir vos attentes afin de déterminer les opérations à mener.
Si les besoins varient d’une entreprise à une autre, la digitalisation est utilisée dans plusieurs situations :
- Développer la notoriété de l’entreprise grâce à la présence sur Internet et sur les réseaux sociaux. Avec plus de deux tiers de la population connectée, soit plus de 4 milliards de personnes, le web est devenu un marché incontournable.
- Augmenter le chiffre d’affaires en adoptant des stratégies de marketing digital pour atteindre votre cible et en instaurant un processus de fidélisation clientèle.
- Trouver un nouveau canal de vente à travers la proposition de solutions e-commerce, de livraison en ligne, etc.
Réaliser un audit
L’audit sert de base au processus de prise de décision. Il s’agit d’un moyen de comprendre la situation digitale, c’est-à-dire d’inventorier les solutions numériques déjà mises en place. Profitez également de l’audit pour déterminer les compétences et les ressources disponibles pour entamer votre transformation digitale. À titre d’exemple, analysez votre communauté sur les réseaux sociaux si votre entreprise y est déjà présente. Pour ce faire, évaluez le nombre de vos followers et étudiez son niveau d’engagement (partage, likes, etc.). Toutes ces données vous permettront de dresser un bilan des points positifs et de trouver des axes d’amélioration sur les aspects encore peu valorisés.
Généralement, l’audit est confié à un professionnel externe, disposant des compétences nécessaires pour étudier la situation de manière objective. Toutefois, les entreprises disposant de leur propre cellule d’audit peuvent se lancer eux-mêmes.
Se former
Selon une étude menée par Altimer, près de 31 % des entreprises ne disposent pas d’un personnel compétent pour l’accompagner dans sa transformation numérique. La formation s’impose donc comme une étape incontournable pour maîtriser les différentes facettes du marketing digital.
Comme mentionné précédemment, l’audit sert de référence pour déterminer les compétences déjà maîtrisées par vos collaborateurs et celles qui méritent d’être approfondies. En effet, une transformation digitale implique une connaissance des métiers du web (webdesign, développement informatique, etc.).
Outre la montée en compétence, la digitalisation d’une entreprise B2B nécessite obligatoirement une formation interne pour permettre aux collaborateurs de se familiariser avec les outils à leur disposition.
Se faire accompagner
Il faut savoir que la transformation numérique est une opération technique. Elle requiert à la fois la mise en place d’outils d’automatisation, le développement d’un site web, etc. Pour vous accompagner, vous pouvez collaborer avec une agence digitale. En tant que professionnel dans son domaine, son rôle est de vous proposer des solutions en accord avec vos objectifs. À titre d’exemple, un développeur web est en mesure de créer votre site web selon l’image de marque de votre entreprise. Une agence polyvalente peut également s’occuper du référencement naturel de votre site internet afin d’augmenter votre visibilité.
Par ailleurs, les professionnels peuvent vous proposer les solutions d’automatisation qu’il vous faut. C’est notamment le cas de l’hébergeur web, des outils CRM, etc.
Quels outils et techniques pour passer au numérique ?
La digitalisation B2B prend différentes formes en fonction des besoins et des objectifs de l’entreprise :
- Dématérialiser les documents pour les rendre plus accessibles aux personnes concernées ;
- Automatiser certaines opérations ;
- Améliorer le processus de gestion clientèle ;
- Proposer des solutions de vente en ligne.
Pour ce faire, plusieurs options s’offrent à vous.
Utiliser des outils CRM
Le CRM ou Costumer Relationship Management se traduit simplement par outil de gestion de relation client. À ce titre, il possède différentes fonctions, notamment :
- La gestion des leads, principalement au cours de la phase de segmentation ;
- La gestion de la base de données client, en établissant une fiche de contact pour chacun d’entre eux ;
- Le suivi de la relation client, en vous fournissant un aperçu des interactions établies avec ce dernier ;
- L’analyse de données, grâce à la mise en place d’outils de mesure de performances ou KPI pour évaluer le nombre de prospects généré, le taux de conversion de leads en clients, etc.
- La mise en place d’une stratégie de marketing automation, c’est-à-dire déclencher des campagnes mails et SMS automatisées pour entretenir la relation clientèle.
Développer un site web
Le site web fait partie des éléments indispensables de votre transformation digitale, sachant qu’il sert de support de votre activité. Dans le sens où 74 % des acheteurs B2B passent par Internet lors de leur processus d’achat, y être présent constitue un moyen de développer votre notoriété. Créer un site internet est pourtant loin d’être suffisant si vous souhaitez développer votre activité en misant sur le digital. Pour ce faire, il faudra travailler sur le référencement naturel de votre site internet, à travers des opérations telles que :
- L’UI et l’UX design, en vue d’optimiser l’expérience utilisateur, c’est-à-dire réduire la vitesse de chargement des pages, développer une plateforme ergonomique et surtout adaptable mobile ;
- La proposition de contenus pertinents pour votre cible ;
- L’utilisation d’une stratégie de netlinking pour asseoir la notoriété de votre marque.
Dématérialiser les documents
La dématérialisation des documents est un processus incontournable dans le cadre de la digitalisation d’une entreprise. L’idée est de proposer des versions numériques pour les documents tels que les demandes de devis, les contrats de prestation, etc. Son principal avantage réside dans sa praticité et le gain de temps qu’il octroie. Pour cause, les signatures électroniques vous permettent de valider un contrat à distance. De même, ce procédé est bénéfique pour le partage d’informations au sein de l’entreprise.
Pour dématérialiser vos documents, vous aurez besoin d’outils tels que des ERP, SIRH, etc.